業務効率化2026.09約4分

議事録をAIに任せるときに、最初に決めるべき3つのこと

全文の文字起こしは読まれません。議事録のAI化で決めるべきは、①何を残すか ②誰が確認するか ③どこへ配るか、の3つです。ここを決めずに導入すると、長い文章が生成されるだけで終わります。

全文は誰も読まない

音声から文字起こしをすると、1時間の会議で数千字になります。これをそのまま議事録として配っても、読む人はいません。

必要なのは、決定事項と次のアクションです。誰が、いつまでに、何をするか。この3点が抜き出されていれば、多くの会議では十分です。

AIが生成した議事録には、聞き取りの誤りや解釈の取り違えが混ざります。特に固有名詞と数字は間違えます。

誰が確認して配るのかを決めておかないと、間違いが残ったまま共有されます。逆に、確認する人が決まっていれば、多少の誤りは前提として運用できます。

議事録が使われるかどうかは、どこに置かれるかで決まります。普段使っているチャットに流れてくるのか、共有フォルダに置かれるのか、案件の記録に紐づくのか。

既存の共有フォーマットに合わせて整形し、いつもの場所に届く形にする。新しい置き場を作ると、そこを見る習慣ができるまでに時間がかかります。

顧客との商談で録音の許可が取りにくい場合もあります。その場合は、手元のメモからでも構いません。箇条書きのメモを整形し、決定事項とタスクを抽出するだけでも効果があります。

録音が必須だと考えると導入が止まります。今やっている記録の取り方を変えずに始められる形を探すほうが早いです。

議事録のAI化は、文字起こしの精度競争ではありません。何を残して誰に届けるかを決める作業です。